Как кадровый электронный документооборот трансформирует работу госорганов

Ежедневно частные компании оформляют и подписывают десятки, а то и сотни кадровых документов: приказы о переводах, назначениях, отпусках, командировках. Их обработка, пересылка и хранение требуют затрат времени и ресурсов. В сфере госуправления объём бумаг кратно увеличивается – чиновники обязаны соблюдать открытость и прозрачность процессов.

Сделать документооборот более эффективным помогают системы КЭДО (кадрового электронного документооборота). Такие решения – принципиально новый подход к созданию, подписанию, хранению и обмену кадровыми документами в электронном виде.

Особенно важным такой подход становится с учётом новой концепции развития миграционной и демографической политики РК до 2030 года. Среди её ключевых компонентов заявлена единая цифровая платформа по трудовой миграции. Готовы ли госорганы к внедрению КЭДО, учитывая тот факт, что и аббревиатура для некоторых звучит как что-то новое и малопонятное?

Редакция Informburo.kz обратилась с запросами в госведомства, чтобы разобраться, как происходила цифровая трансформация документооборота и на что по этому поводу стоит обращать внимание бизнесу.

Государство ставит на цифру 

Главную роль в кадровом процессе играет Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы. Ещё в 2013–2015 годах оно запустило интегрированную информационную систему "Е-қызмет". Сегодня она уже интегрирована во все госструктуры.

В ответах на официальные запросы Informburo.kz представители государственных органов сообщили, что используют эту систему и видят эффект от её внедрения.

В Министерстве труда и соцзащиты позитивно оценили опыт использования "Е-қызмет". По словам вице-министра Олжаса Анафина, "самим министерством разработаны информационные продукты по размещению вакансий, обучающих курсов, формированию личных дел работников, электронных трудовых книжек, которые автоматически формируются по зарегистрированным трудовым договорам на портале Enbek HR".

"В Министерстве экологии и природных ресурсов имеются сотрудники, которые работают дистанционно, взаимодействие с ними осуществляется через информационные системы, такие как ОДО (облачный документооборот), "Е-қызмет" и "E-otinish". То есть благодаря цифровизации они имеют возможность пользоваться всеми инструментами для осуществления трудовой деятельности без каких-либо ограничений", – рассказал вице-министр экологии Жомарт Алиев.

В Минтранспорта РК также созданы все условия для электронного взаимодействия с персоналом. Внедрено оформление, согласование и подписание кадровых документов в электронном формате, организован доступ сотрудников к данным через информационные системы.

Путь цифровизации не был лёгким. Вице-министр сельского хозяйства Баглан Бекбауов отметил, что "процесс внедрения системы столкнулся с трудностями, связанными с необходимостью обучения персонала и адаптацией сотрудников к новым цифровым инструментам. Однако благодаря организованной системе обучения и технической поддержке проблемы были успешно решены".

По данным Минфина, цифровые решения значительно сократили документооборот и повысили оперативность решений. Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности внедрило в систему ОДО модули на базе ИИ для улучшения документооборота. Она рекомендует исполнителей, автоматически подставляет ссылки на связанные документы, выявляет дубликаты, отклоняет несоответствующие документы и регистрирует входящие обращения.

Защита данных – залог доверия 

По закону все информационные системы госорганов, интернет-ресурсы и критически важные объекты ИКТ-инфраструктуры должны проходить обязательные проверки на соответствие требованиям информационной безопасности. Это правило распространяется и на системы КЭДО. 

"При организации электронного взаимодействия с персоналом особое внимание уделяется рискам информационной безопасности. Среди ключевых аспектов – защита персональных данных, контроль доступа к информации, юридическая значимость цифровых подписей, а также минимизация человеческого фактора, – пояснил зампредседателя правления НАО "Государственная корпорация "Правительство для граждан" Айбат Ильясов. – В 2024 году система прошла испытания на соответствие требованиям информационной безопасности, что подтверждает надёжность реализованных технических и организационных мер".

Важно отметить, что утечек данных за годы существования "Е-қызмет" зафиксировано не было.

HR-трансформация должна быть комплексной

Все эти задачи и вызовы важны и для бизнеса. Исследования подтверждают: компании, внедрившие автоматизированные кадровые системы, сокращают время на оформление документов как минимум вдвое.

Очень важно, чтобы документооборот был безбумажным и бесшовным. Для этого должны применяться комплексные системы КЭДО. Они позволяют автоматизировать полный жизненный цикл кадрового документа: от момента его создания, маршрутизации и согласования по всем инстанциям до юридически значимого подписания электронной подписью и автоматической отправки в цифровой архив.

Одним из лидеров рынка, реализующих такой подход, является компания Docrobot.  

"Для нас важно, что наше решение – это не просто набор функций, а целостный продукт, который закрывает все боли заказчика, – подчеркнул Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot Центральная Азия. – Весь этот процесс происходит в едином защищённом контуре, что исключает потерю данных и несанкционированный доступ".

Кроме того, платформа интегрирована с основными корпоративными и государственными IT-решениями, такими как Enbek.kz, eGov, а также популярными учётными системами, что позволяет синхронизировать данные в режиме реального времени.

Ключевой эффект – значительное снижение операционных расходов. Рутинная работа по обработке документов сокращается на 80–90%, высвобождая время HR-специалистов для стратегических задач: работы с талантами, развития корпоративной культуры и анализа данных.

"Благодаря комплексным решениям бизнес получает принципиально новый уровень контроля над процессами, абсолютную прозрачность и гарантии соответствия требованиям законодательства. Необходимо совмещать надёжность и безопасность со скоростью, простотой масштабирования и гибкостью современного облачного сервиса (SaaS), – добавил Тимур Марусяк. – У компаний есть свобода выбора, которой лишены госструктуры. Рынок предлагает множество вариантов, и лучше выбирать зрелые и комплексные, позволяющие не просто перевести бумагу в цифру, а полностью трансформировать и оптимизировать HR-функцию".

Пример госслужбы показывает, что цифровая трансформация в сфере кадрового документооборота не только возможна, но и приносит ощутимые результаты. Исполнительный директор Docrobot Центральная Азия уверен, что, адаптируя этот опыт, частный бизнес при поддержке современных решений получает уникальную возможность построить эффективную и прозрачную HR-систему, которая станет не просто инструментом для управления, а мощным драйвером роста.