Олеся Киселёва, SANTO: Мы создаём страховой запас лекарств на три-четыре месяца

Обеспечить казахстанцев нужным количеством лекарственных препаратов вовремя, организовать их безопасную, оптимальную и правильную транспортировку – это задача со многими переменными. Решать её бесперебойно и точно – ежедневная работа департамента коммерческой логистики SANTO. Логистика похожа на музыкальный инструмент: чем лучше он отлажен, тем идеальнее звучание. Руководитель департамента Олеся Киселёва рассказала, как удаётся успешно планировать производство и поставки, как построены эти бизнес-процессы у фармацевтических компаний и что самое важное в дирижировании логистикой.

– Олеся, расскажите о функциях департамента коммерческой логистики SANTO и о ваших задачах как его руководителя.  

– Департамент коммерческой логистики управляет практически всей цепочкой поставок лекарственных средств: это планирование производства, хранение, транспортировка и дистрибуция. Руководитель департамента контролирует этот процесс на всех этапах – от момента размещения заказа до дистрибуции лекарств на склады наших клиентов.

Логистика в любой компании – это неразрывная цепочка бизнес-процессов, и на каждом этапе важны сплочённость, своевременность и чёткость действий исполнителей.

Функция руководителя – в первую очередь мотивировать и поддерживать людей, управляющих этим процессом, следить за соблюдением процедур, норм, правил и ценностей компании, иногда быть готовым принимать нестандартные решения, особенно в свете недавних событий, анализировать риски, bottlenecks ("узкие места". – Авт.).

Наш департамент занимается планированием поставок и производства, импортом и дистрибуцией, а также к нам относится складской комплекс и сектор экспедирования грузов. Это очень большой и интересный функционал.

– Вы упомянули о нестандартных решениях, которые сейчас приходится принимать. Это связано с ситуацией на Украине?

– Я думаю, сейчас это типично для всех логистов. Мы ищем нестандартные пути транспортировки, так как осуществляем часть импорта с площадок нашей компании в странах Европы. И нестандартные решения приходится принимать чуть ли не каждый день: как и кем мы повезём, через какие страны. Но пока мы успешно со всем справляемся.

Например, в связи с ситуацией на Украине мы немного изменили маршрут, чтобы не увеличивать lead time (время от появления заказа до его конечной поставки. – Авт.). На сроки поставок лекарств это не повлияло.

– Каким образом выясняется потребность казахстанцев в тех или иных лекарствах? Как собирается эта информация и доходит до производителя (SANTO)?

– Информацию "с полей" – от дистрибьюторов и аптечных сетей – собирает коммерческий и тендерный департаменты. Они анализируют рынок, современные протоколы лечения, потребности и исходя из всех этих данных предоставляют нам прогноз рыночных продаж. Затем в нашем департаменте мы обрабатываем эти данные с учётом стоков (остатков. – Авт.) и создаём прогноз для производства.

– Насколько обычно реализуется маркетинговый прогноз на практике?

– Для измерения точности прогнозирования мы используем отдельный показатель: точность прогнозирования – отдельно для маркетингового прогноза, отдельно для прогноза первичных продаж. Считается отклонение фактических продаж от прогноза продаж месяца n-2. Наш показатель сейчас около 65–70%, и, конечно, мы стремимся его улучшить, используя разные методологии. 

– А как происходит планирование производства SANTO?

–  Мы делаем прогноз продаж для производства на 18 месяцев. При этом мы стараемся быть максимально гибкими, чтобы обеспечивать рынок и не допускать просадки по поставкам лекарственных средств. Однако ближайшие два-три месяца в планировании производства мы стараемся отводить под так называемую заморозку, то есть планы по производству на этот период должны быть максимально чёткими и не должны  меняться.

Чтобы заранее максимально учесть возможные изменения потребностей в препаратах в тот или иной период, мы используем дополнительно статистические методы, строим математическую модель, учитывающую исторические данные за последние несколько лет. Это позволяет нам эффективно отслеживать тренды.

Плюс ко всему мы ещё и поставщики для ТОО "СК-Фармация" и учитываем наши договорные обязательства перед ним, они плюсуются к прогнозу продаж, который потом поступает на завод в отдел планирования производства. И так как параллельно мы занимаемся ещё импортом, то такой же прогноз предоставляем на другие площадки. Прогнозы продаж мы обязательно делаем один раз в месяц – это обязательная сессия, в которой участвует большинство коммерческих подразделений. Если делать их чаще, то это приведёт в хаотичности бизнес-процессов.

– Как SANTO выбирает дистрибьюторов для сотрудничества?

– Процесс выбора дистрибьютора очень долгий. В первую очередь он включает в себя дью-дилидженс: изучение репутационных рисков, кредитной истории дистрибьютора и многого другого. Но так как у нас есть специфика в логистике – мы поставляем лекарства, то нам нужно, чтобы у дистрибьютора были квалифицированные склады и квалифицированные транспортные средства.

Соответствие дистрибьюторов всем нормативам и правилам подтверждается раз в год регулярным аудитом, который проводят сотрудники департамента коммерческой логистики и сотрудники департамента качества SANTO.

В Казахстане у нас сейчас заключены контракты с большинством крупнейших дистрибьюторов, а также с аптечными сетями. В Кыргызстане – такая же ситуация. На рынок Узбекистана мы зашли чуть более года назад, и там мы пока ещё в процессе построения своей дистрибуционной модели. На текущий момент у нас в Узбекистане модель единого дистрибьютора – мы сотрудничаем с одним из крупнейших дистрибьюторов в стране, но многие другие игроки на этом рынке хотят работать с SANTO, и мы периодически получаем от них предложения

– Как происходит поставка лекарств на склады дистрибьюторов?

– Поставку мы осуществляем сами, по контрактам. Производим транспортировку грузовиками-рефрижераторами. Как правило, это большегрузные 20-тонные машины. Транспортировка отдана на аутсорсинг крупнейшим транспортным компаниям. 

Все рефрижераторы валидированы департаментом качества SANTO. Водители проходят специальное обучение – это высококвалифицированные специалисты. И, кроме того, сектор экспедирования SANTO в режиме онлайн круглосуточно – 24/7 – отслеживает маршрут следования транспортного средства и температурный режим. 

В день для поставок лекарственных средств внутри страны может загружаться до семи-восьми большегрузных фур. И около восьми машин в месяц уходит на экспорт. Экспортные поставки осуществляются для Кыргызстана, Узбекистана и Монголии.

Для улучшения доступности препаратов мы открыли Центральноазиатский хаб, который находится в Шымкенте. Он работает в двух режимах складов: свободного и временного хранения. Это сделано для того, чтобы мы могли реагировать на заказы из Кыргызстана и Узбекистана буквально в течение двух-трёх дней.

– Какие лекарственные средства сложнее всего транспортировать?

– Два самых сложных, нестандартных направления – это наркотические препараты и термолабильные препараты, в частности. биосимиляры, которые мы транспортируем для ТОО "СК-Фармация" по всему Казахстану.

Так как большинство лекарств термолабильные, то температурный режим – один из важнейших критериев, который должен при транспортировке соблюдаться. Основное требование транспортировки термолабильных препаратов – холодовая цепь. Это означает, что от момента погрузки до момента разгрузки температура должны быть одинаковой, что подтверждается специальными самописцами.

В случае с наркотическими препаратами также много нюансов: к примеру, необходимы разрешение на перевозку, охрана и конвой.

– Были случаи, когда конвою пришлось применять силу?

– Нет, таких случаев не было. 

– В какой очерёдности удовлетворяются потребности дистрибьюторов и аптек в лекарствах, когда есть их нехватка?

– Нехватки препаратов мы, естественно, стараемся избежать, совершенствуя планирование. Но в первую очередь мы удовлетворяем потребности ТОО "СК-Фармация". Все препараты, произведённые для них, сразу ставятся в резерв после прохождения контроля качества, чтобы исключить возможность их отгрузки по другим каналам внутри Казахстана.

Если мы видим, что есть риск недопоставки либо риск увеличения спроса по каналам ритейла, мы делаем этот резерв заранее на больший срок, для того чтобы в первую очередь обеспечить ТОО "СК-Фармация".

В случае ажиотажного спроса, который фиксировался во время пандемии, после обеспечения ТОО "СК-Фармация" мы старались во вторую очередь обеспечить регионы, особенно это касалось антибиотиков. Даже если не было заявок от других дистрибьюторов, мы не отгружали препараты только по заявкам одного из них, а предлагали их всем и стремились, чтобы в каждом регионе в каждом хабе был определённый запас препаратов.

– Что сделано SANTO для того, чтобы не допустить нехватки лекарств, чтобы пациенты получали необходимые препараты?

– В первую очередь – это резервирование для ТОО "СК-Фармация". Во вторую – создание страхового запаса. Страховой запас мы создаём как на уровне готовой продукции, так и из сырья и материалов, необходимых для производства. Страховой запас по своему объёму примерно сопоставим с тремя-четырьмя месяцами продаж, и мы стараемся сделать его неснижаемым.

– Какие планы у SANTO по поставкам лекарств в 2022 году, какова динамика по сравнению с прошлым годом? С чем это связано?

– Сейчас мы выполняем все обязательства, взятые на себя в 2022 году по тендерному, экспортному и ритейл-каналам. Продажи растут практически по всем категориям продукции – по кардио, антибиотикам и экспортным поставкам. Наши планы – выполнить все наши обязательства перед партнёрами. Кроме того, и для Казахстана, и для Узбекистана актуален вопрос обязательной маркировки, но в Узбекистане она вводится уже с 1 сентября. И одна из целей SANTO до конца 2022 года – поставить маркированную продукцию в Узбекистан.

– В чём сложность маркировки?

– Нужно интегрировать IT-системы с узбекистанской, это должны сделать наши польские партнёры и мы сами. Другая сложность в том, что нужно изменить все макеты упаковок, зарегистрировать их и внедрить в производство. Это нужно для того, чтобы была возможность нанести дата-матрикс-код, который обязательно должен быть в определённой части упаковки для лёгкого считывания и последующей агрегации. 

В связи с этим должны будут переоборудованы практически все наши линии, необходимо будет наладить все интеграционные процессы как с таможенными органами, так как у нас всё-таки склад и режим временного хранения, так и с системой слежения. Точную сумму я не озвучу, но это очень дорого. 

– Расскажите о поставках препаратов, которые вам запомнились больше всего за время работы.

– Самые сложные и запоминающиеся поставки были конечно в 2020 году.  Из-за повышенного спроса на медикаменты мы работали практически 24/7, ввозили противовирусные препараты, антибиотики. Некоторые поставки мы организовывали за сутки – на сбор потребности, поиск поставщика, подписание контракта и получение всех разрешительных документов уходило около 20 часов, после чего необходимый препарат грузился на борт самолета и отправлялся в Казахстан. 

– Логистика всегда связана со сжатыми сроками. Как вы справляетесь со стрессом и успеваете восстанавливаться?

– Общение с семьёй очень помогает и мое хобби – плавание. После рабочего дня я могу полтора часа плавать и потом, если есть срочная работа, со свежей головой это время потратить на решение рабочих задач.