НИОКР как инструмент модернизации: RG Gold и Университет Нархоз завершили проект по автоматизации финансовых процессов на производстве

Цифровизация выступает как инструмент более качественной оценки ситуации, оптимизации имеющихся ресурсов, прогнозирования разных сценариев развития и так далее. Именно по такому пути пошла казахстанская золотодобывающая компания RG Gold. В партнёрстве с Университетом Нархоз в области НИОКР она завершила проект по созданию и внедрению системы автоматизации процесса бюджетирования в компании.

"В условиях активного развития RG Gold столкнулась с рядом серьёзных и уникальных вызовов. Компания быстро выросла, и необходимость в автоматизации всех систем планирования ресурсов возросла соответственно. Ожидая такой наплыв данных, мы провели несколько исследований по наилучшим практикам в отрасли и определили ключевые направления по внедрению доступных и удобных решений от систем управления складами, процессами снабжения от планирования потребностей, систем мин-макс, бюджетирования и прогнозирования. В части бюджетирования, отчетности и прогнозирования мы постарались найти решения для наиболее ощутимых вопросов: непрогнозируемые изменения в экономической среде, включая валютные колебания, инфляцию и изменения в законодательстве, приводящие к нестабильности бюджета; потеря времени на ручное составление бюджетов и их последующее корректирование; сложности в своевременном анализе и отчётности по бюджетам; острая необходимость повысить эффективность распределения финансовых ресурсов, в снижении операционных издержек и улучшении финансового состояния компании", – перечислил финансовый директор компании RG Gold Марат Шаймарданов.

В компании было принято решение сконцентрироваться на поисках и разработке способов автоматизации разных сфер деятельности, включая планирование, бухгалтерию, логистику и управление складами. А Университет Нархоз имеет научно-исследовательский центр для прикладной науки, а также высококвалифицированный научный состав, именно поэтому он был выбран как наиболее подходящий стратегический партнёр компании RG Gold по выполнению НИОКР.

"Работа над проектом включала несколько этапов, начиная от анализа текущей системы бюджетирования компании до разработки и внедрения новых решений", – отметила научный руководитель проекта к. э. н., профессор Школы экономики и менеджмента Университета Нархоз Айгуль Нурпеисова.

Итак, в сфере автоматизации финансовых процессов научные сотрудники Университета Нархоз изучили опыт как международных компаний, так и казахстанских предприятий разных отраслей промышленности.

Сопоставляя и сравнивая, удалось выявить особенности планирования бюджета в золотодобывающих компаниях и формирования их расходной части.

Так, в золотодобыче высока доля переменных затрат, которые варьируются в зависимости от объёмов добычи, производства и цен на ресурс на внутреннем и внешнем рынках.

Добыча золотой руды и её переработка до аффинажа предполагает затраты, связанные с горными работами, затратами на транспортировку, аффинирование, налогами, процентами за кредиты и прочими. Также сказываются высокая зависимость от импортного технологического и технического оснащения горных работ, высокие транспортные затраты.

Понимание особенностей производства даёт возможность выработать уникальный подход.

Исследования, проведённые научными сотрудниками Нархоза, охватили бухгалтерские записи, финансовые отчёты, информацию о производственном учёте (информацию о материалах и оборудовании, используемых в производстве, рабочем времени и затратах на рабочую силу, технологической поддержке и других факторах, влияющих на производственные процессы и затраты), анализ регулируемых эксплуатационных расходов, которые включают затраты на оплату труда, приобретение оборудования и материалов, а также эксплуатационные расходы на машины, механизмы и технологии, используемые на промышленном предприятии.

Такая титаническая работа обусловлена тем, что бюджетирование выходит за пределы обычного операционного планирования и опирается на информацию из разных источников. Проведенный анализ стал основой предложенных решений по части автоматизации.

"Наши исследователи провели детальный анализ, чтобы обеспечить максимальную эффективность внедрения автоматизированной системы. Все решения были тщательно протестированы и адаптированы под специфические нужды компании RG Gold, были определены потребности пользователей в процессе автоматизации. Использование традиционной системы бюджетирования, основанной на применении таблиц Excel, представляло собой трудоёмкий процесс, требующий значительного времени на сбор, комплектацию и анализ данных, что приводило к снижению точности и достоверности данных, а также к ошибкам в планировании и принятии управленческих решений. Автоматизация системы бюджетирования обеспечила скорость выполнения всех операций, точность и прозрачность данных, сделала возможным интегрированное планирование бизнеса, обеспечив его гибкость и быструю адаптацию к изменяющимся условиям", – добавила Айгуль Нурпеисова.

Уже к концу 2023 года университетом была успешно внедрена система автоматизации бюджетирования, которая имеет особое значение для компаний, работающих в горнодобывающей отрасли. В качестве программного решения для автоматизации, которое соответствует выявленным исследователями потребностям, была выбрана облачная платформа от лидера мирового рынка систем планирования компании Anaplan.

"Суть системы автоматизации бюджетирования заключается в том, что она помогает компании создавать и управлять своим бюджетом с помощью специальной облачной платформы Anaplan. Если точнее, Anaplan позволяет автоматизировать процесс составления бюджета, а также проводить анализ данных, прогнозировать будущие показатели и улучшать стратегическое планирование. Это делает бюджетирование более эффективным, точным и быстрым, а также помогает компании принимать более обоснованные решения на основе полученных данных", – пояснил глава финансово-аналитической службы Елжас Сулейменов.

В RG Gold говорят, что на данном этапе нельзя оценить долгосрочный экономический эффект от внедрения автоматизации, поскольку должен пройти весь бюджетный цикл, после чего будет проведена оценка результатов. Но уже сейчас в компании ощущают эффект от внедрения новой системы.

"Увеличилась эффективность процесса бюджетирования за счёт уменьшения времени, затрачиваемого на подготовку бюджета, появилось больше времени на аналитику бюджетных статей и затрат. Данные стали прозрачнее и доступнее для топ-менеджмента, акционеров для принятия ими управленческих решений. Также можно сказать, что повысился уровень удовлетворенности сотрудников, вовлечённых в бюджетирование за счёт упрощения процесса, сокращения рутинной работы и приобретения нового опыта", – так оценил Елжас Сулейменов промежуточные результаты совместной с университетом работы.

Кроме того, в рамках проекта был автоматизирован сбор информации бюджетных заявок, что ранее являлось самым трудозатратным процессом в компании. Был автоматизирован процесс сбора финансовых отчётностей, таких как отчёт о прибылях и убытках, о движении денежных средств, отчёт удельной себестоимости. С помощью цифровизации было сведено до минимума появление ошибок. Возросла достоверность полученных результатов, а принятие единых формулировок помогло унифицировать разрозненные бизнес-функции, всё это способствовало улучшению взаимодействия между сотрудниками и повысило доверие к прогнозам.

Сотрудники компании также подчеркнули, что сократились сроки выполнения операций, что даёт возможность в перспективе выполнять мгновенное планирование сценариев развития компании. Автоматизированная система бюджетирования позволяет компании легко адаптировать планы и интегрировать организационные изменения, сохраняя при этом последовательные процессы.

В RG Gold отметили, что коллаборация с научно-исследовательским центром Нархоза помогла взглянуть под другим углом не только на бюджетирование, но и в целом на все процессы внутри компании. Научный подход позволяет воспринимать компанию, все её департаменты, подразделения и процессы и инструментарии как цельный организм, внутри которого всё взаимосвязано и имеет причинно-следственные связи.

Стоит отметить, что коллаборация ТОО "RG Gold" с Университетом Нархоз идёт уже на протяжении нескольких лет и показывает высокие результаты. К примеру, RG Gold внедряет инновационный проект по созданию фитовегетационных барьеров на основе исследований Университета Нархоз. В планах – настройка и развитие внутри компании Центра цифровых компетенций "Data RG Gold", совершенствование внутрифирменной организационной, технологической и культурной структуры в контексте цифровой трансформации, разработка мобильного приложения для доступа сотрудников к важной информации вне офиса.